Использование показателей для улучшения процесса обработки счетов к оплате

Цифровизация бизнес-процессов генерирует данные, охватывающие все: от намерений совершить покупку до эффективности маркетинговых кампаний и возможности персонализировать взаимодействие со службой поддержки клиентов.

Обычно бизнес-данные используются для идентификации, привлечения и удержания клиентов, но они также могут предоставить информацию об организации. Технология позволяет компаниям отслеживать данные о внутренних бизнес-процессах, выявляя неэффективность и избыточность для оптимизации операций и максимизации производительности труда сотрудников.

Это можно применить к любой сфере бизнеса, включая процессы управления денежными потоками и кредиторской задолженностью.

ИЗОБРАЖЕНИЕ: UNSPLASH

Что такое показатели кредиторской задолженности?

Метрики кредиторской задолженности — это единицы измерения, связанные с вашими процессами AP. Это может быть что-то простое, например, количество счетов, полученных за определенный период, или что-то более сложное, например, рентабельность инвестиций, связанная с различным программным обеспечением или технологией выставления счетов.

Измеряя и анализируя показатели AP, компании могут лучше понять свои финансовые расходы и выявить общие проблемы или практики, которые необходимо обновить. Показатели AP позволяют вам сравнивать рабочие процессы и процессы, лежащие в основе оплаты счетов.

Используя эту информацию, вы можете отслеживать производительность с течением времени и находить способы повышения эффективности работы.

Ниже приведены 6 показателей, которые следует отслеживать, чтобы получить представление о финансовом положении вашего бизнеса и найти способы более эффективного управления финансами.

Метрика 1 – Типы платежей

Разбивка различных способов оплаты счетов по количеству счетов и общей сумме в долларах по каждому счету.

Независимо от того, предпочитаете ли вы платить поставщикам с помощью кредитной карты, чеков или электронных платежей, таких как ACH или банковские переводы, полезно понимать различные типы способов оплаты.

Методы оплаты взимают разные сборы, а сроки варьируются в зависимости от того, какой метод вы используете. Подробная разбивка того, как оплачивается каждый счет, позволяет вам оптимизировать ваш платежный микс.

Это может означать минимизацию уплачиваемых вами комиссий и переход на более дешевые методы или оптимизацию вашего денежного потока за счет сокращения времени, необходимого для поступления платежей на счет вашего поставщика.

В качестве альтернативы, если это возможно, вы можете объединиться в единый способ оплаты, чтобы упростить рабочие процессы AP. Использование единого способа оплаты упрощает автоматизацию AP, исключая дополнительный ручной ввод из процесса.

Метрика 2 – Средняя стоимость счета-фактуры

Ваши общие расходы на AP, деленные на количество обработанных вами счетов-фактур.

Под расходами на обработку счетов мы подразумеваем сумму денег, которую несет ваш бизнес для правильной обработки счета (затраты на рабочую силу, инфраструктуру обработки счетов, почтовые расходы и т. д.), а не стоимость товаров, связанных с каждым счетом.

Понимая затраты на AP и объем ресурсов, вкладываемых в каждый счет, компании могут выявить ненужные расходы и найти потенциальные решения для экономии средств, такие как платформы онлайн-платежей и автоматизация AP.

Метрика 3 – Частота ошибок

Количество ошибок в счетах-фактурах, деленное на общее количество счетов-фактур.

Полезно для отслеживания неправильных или дублирующих платежей, которые стоят вашему бизнесу денег. Понимая причину ошибок и отслеживая, когда они происходят, вы можете начать видеть, возникают ли какие-либо закономерности, которые необходимо учитывать.

Возможно, ошибки более вероятны при работе с определенными поставщиками или происходят в одно и то же время месяца, когда сотрудники испытывают большую нагрузку.

Ошибки в счетах-фактурах также приводят к длительным запросам у поставщиков и спорам, что влечет за собой ненужные расходы.

Показатель 4 – Процент полученных доступных скидок

Количество полученных скидок, деленное на количество, предлагаемое поставщиками, и умноженное на 100, чтобы получить процент.

Многие поставщики будут предлагать скидки на платежи, полученные раньше. Предприятия с успешными процессами AP и денежных потоков могут организовать свои фонды, чтобы воспользоваться этими скидками и сэкономить деньги.

Отслеживание скидок, которые вы получаете, позволяет вам увидеть прямой денежный результат успешной практики выставления счетов. Кроме того, вы можете определить сумму, которую вы упускаете, что дает вам дополнительный стимул для внедрения способов более быстрой обработки счетов.

Показатель 5 – Дополнительные расходы из-за просроченных платежей и сборов

Общая сумма, уплаченная в счет штрафов и процентов за просрочку платежа.

Каждый бизнес хочет, чтобы этот показатель был равен нулю, выполняя все свои платежи вовремя. Но в реальности ошибки или плохое управление денежными потоками иногда приводят к задержке или пропуску платежей, что приводит к штрафам и потере денег.

Тщательное отслеживание того, сколько денег тратится впустую из-за плохого управления денежными потоками или ошибок AP, помогает компаниям определить основную причину проблемы.

Это может быть крупная проблема с денежным потоком, о которой вы уже знаете, или простое административное узкое место, которое вы можете решить, перестроив свою практику AP. Кроме того, своевременная оплата приводит к более гладким отношениям с поставщиками, что может даже помочь вам договориться о более выгодной сделке в будущем.

Метрика 6 – рентабельность инвестиций с использованием технологии AP

Деньги, сэкономленные с помощью технологии AP, за вычетом стоимости технологии. Часто представляются в процентах путем деления этой суммы на стоимость технологии и умножения на 100.

Отслеживая многие из приведенных выше показателей до и после внедрения технологии AP, вы можете точно оценить сэкономленные средства.

Снижение средней стоимости счета (ресурсы, рабочее время сотрудников и т. д.), возможность получения дополнительных скидок от поставщиков, а также устранение штрафов и процентов за просрочку платежа — все это в совокупности снижает расходы на AP.

Часто функциональность AP игнорируется в пользу автоматизации других финансовых процессов, таких как расчет заработной платы или расходы сотрудников. Но ряд платформ AP и сервисов оплаты счетов могут помочь вам автоматизировать большую часть работы.

При правильном внедрении они обеспечивают дополнительную прозрачность и обновления в режиме реального времени по полученным товарам/услугам и обрабатываемым счетам.

Оптимизация процесса обработки счетов к оплате с помощью комплексного решения

Хотя эти показатели дают полезную информацию о ваших внутренних рабочих процессах, лучшим способом улучшить практику AP является внедрение современного комплексного решения.

Управляя всеми вашими процессами AP на одной платформе, вы можете внедрять новые автоматизации, обеспечивая при этом подотчетность и надлежащие рабочие процессы утверждения. Это снимает бремя повторяющихся административных задач, освобождая сотрудников для сосредоточения на более творческой и стратегической работе.

Кроме того, используя технологии, вы можете отслеживать больше данных и показателей, обеспечивая большую прозрачность процессов AP.

ИЗОБРАЖЕНИЕ: UNSPLASH

Если вас интересует еще больше статей и информации на деловую тематику от Bit Rebels, то у нас есть из чего выбирать.